Akceptuję
Na naszej stronie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza,
że będą one zamieszczone w Państwa urządzeniu. Więcej w Polityce Prywatności.
TANIAKASA.COM
Dzisiaj jest Piątek, 14 grudnia 2018

Program Small Business FAQ - obsługa programu


W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację ?


Mając na uwadze coraz częstsze pytania dotyczące procesu inwentaryzacji, udostępniamy Państwu szczegółowy opis wykonania tej czynności w Państwa firmie poprzez program Small Business :


Inwentaryzacja ( inaczej remanent ) polega na policzeniu towarów w przedsiębiorstwie. Następnie policzone stany magazynowe towarów są wprowadzane do programu ( podczas ręcznej edycji protokołu różnic lub przy pomocy inwentaryzatora ), uwieńczeniem naszej pracy jest automatyczne porównanie ze stanami towarów prowadzonych przez program i wprowadzenie korekt.


Podstawowymi czynnościami wykonywanymi podczas inwentaryzacji są :

1. Pobranie aktualnych stanów magazynowych.
2. Wydruk spisu z natury dla komisji inwentaryzacyjnej.
3. Wprowadzenie ilości spisanych przez komisję do programu.
4. Aktualizacja stanów magazynowych.
5. Wydruk remanentu.

UWAGA

PRZED ROZPOCZĘCIEM INWENTARYZACJI NALEŻY KONIECZNIE SPRAWDZIĆ NASTĘPUJĄCE RZECZY :
1. Czy odczytałeś sprzedaż ze wszystkich posiadanych na punkcie oraz czy odpisałeś ją z magazynu ?
2. Czy wprowadziłeś wszystkie dokumenty zakupu oraz sprzedaży ?
3. Czy nie masz w programie nieodpisanych dokumentów ?


Wszystkie powyższe przypadki powodują rozbieżności ilościowo-wartościowe, które należy później wyjaśniać dużym nakładem czasu i sił. Sprawdzenie powyższych punktów przed rozpoczęciem remanentu gwarantuje nam poprawność stanów magazynowych.


Rozróżniamy dwa rodzaje inwentaryzacji :

1.Inwentaryzacja ręczna ( Podczas prowadzenia inwentaryzacji ręcznej wpisujemy dane uzyskane ze spisu z natury bezpośrednio do komputera ).

2. Inwentaryzacja elektroniczna prowadzona przy pomocy inwentaryzatora ( przy użyciu inwentaryzatora dane zostają przelane prosto z kolektora danych - inwentaryzatora do tabeli ).

Program pozwala na jednoczesną pracę osób korzystających z inwentaryzatorów i tych wprowadzających stany ręcznie.


Pierwszym krokiem jest wstępne przygotowanie danych do spisu z natury.

Wykonujemy to w menu :

TABELE -> PROTOKÓŁ RÓŻNIC


W wersjach programu od 4.7, protokół różnic znajduje się w menu :

RAPORTY -> INWENTURA -> PROTOKÓŁ RÓŻNIC -> KOREKTA STANÓW


Wykonujemy to poprzez wciśnięcie klawisza : F4 POBIERZ STANY Z MAGAZYNU.


To właśnie w protokole różnic będziemy wprowadzać dane ilościowe. Tabela zawiera wszystkie potrzebne w inwentaryzacji, dane : Nazwę towaru, Symbol i indeks, Jednostkę miary, Stawki VAT, Ceny zakupu i sprzedaży. Gdy już jesteśmy w tabeli protokołu różnic musimy pobrać dane do inwentaryzacji z zasobów kartotek magazynowych.


UWAGA

POBRANIE DANYCH DO PROTOKOŁU RÓŻNIC WYKASOWUJE POPRZEDNIĄ ZAWARTOŚĆ TABELI !



Pobieranie danych do korekty
Pobieranie danych do korekty



Na tym etapie należy podjąć kilka ważnych decyzji :

F2 - wg jakich cen sprzedaży ma być dokonana wycena towaru ( pierwszych czy drugich, gdyż ceny zakupu pobierane są z definicji ).

F3 - na jaki dzień mają zostać pobrane towary z magazynu. System pobiera dane na koniec dnia, więc robiąc inwentaryzację "na wczoraj" datę wpisujemy także wczorajszą.

F4 - zaznaczamy tutaj magazyny które mają być uwzględnione podczas wykonywanej inwentaryzacji.

F5 - zaznaczamy tutaj grupy towarowe które mają być uwzględnione podczas wykonywanej inwentaryzacji.

F6 - zaznaczamy tutaj kategorie które mają być uwzględnione podczas wykonywanej inwentaryzacji.

F7 - w rubryce stan rzeczywisty ustalamy, w jaki sposób mają być traktowane towary pobierane z magazynu. Ustalenie to jest bardzo ważnym krokiem w przypadku prowadzeniu magazynu o dużej ilości towarów, gdzie mogły wystąpić np. duże zmiany ilościowo wartościowe.

Ustal wg komputera - powyższa funkcja stosowana jest w przypadku sporządzania inwentaryzacji cząstkowej, wyrywkowej, a stosowana jest głównie, gdy mamy do skorygowania małą ilość asortymentu w obszernym magazynie. Program w rubryce "Stan rzeczywisty" wpisze tę samą ilość co w rubryce "stan wg komputera". Spowoduje to, iż modyfikacji ulegną tylko te pozycję, którym zmienimy stan. Błędem jest ustawienie tej opcji przy inwentaryzacji na koniec roku.

Wstępnie wyzeruj - opcja jest przeznaczona dla remanentów masowych (roczne), w których spisujemy cały zapas. Jeżeli wstępnie nie wyzerujemy stanów rzeczywistych, to program zmodyfikuje tylko te towary, w których wystąpi różnica pomiędzy stanem rzeczywistym a komputerowym, natomiast pozycje, w których nie dokonamy żadnych zmian potraktowane zostaną jako nie wymagające modyfikacji. W praktyce dochodzi wówczas do pozostawienia towarów całkowicie nieobecnych w magazynie bez zmian, gdyż osoby z komisji wpisują na arkusz tylko towary odnalezione w magazynie pomijając tym samym pozycje, które są w programie, lecz nie ma ich w rzeczywistości. Wstępne wyzerowanie wszystkich pozycji może nas przed tym uchronić.



Wygląd rubryki stan rzeczywisty
Wygląd rubryki stan rzeczywisty


Najczęściej wybieraną opcją jest "wstępnie wyzeruj" w celu zatwierdzenia naciskamy klawisz F12


W ten sposób mamy przygotowane dane i możemy rozpocząć wprowadzanie ilości z arkuszy inwentaryzacyjnych. Jak już wcześniej było opisane, wprowadzanie danych może następować w dwojaki sposób: ręcznie, korzystając z klawisza funkcyjnego F5



Wprowadzanie danych do arkusza
Wprowadzanie danych do arkusza


lub za pomocą inwentaryzatora, poprzez wciśnięcie klawisza F7 . Po zakończonym wprowadzaniu danych, należy sprawdzić poprawność zapisów ( czy nie popełniliśmy jakiegoś błędu ) i wprowadzić zmiany do magazynu. Wszystkie pozycje, które zostały przez nas zmienione zostaną automatycznie uaktualnione w magazynie, natomiast pozycje, które według komputera powinny być na stanie magazynowym a faktycznie ich nie ma, zostaną wprowadzone ze stanem 0.


Aby wprowadzić dane do magazynu wciskamy klawisz F6 .


Jakikolwiek brak lub nadmiar danego towaru na magazynie zostanie odnotowany w rubryce nr 9 : Różnica między stanami. Istnieją przypadki, gdy musimy pobrać dane do tabeli inwentaryzacji raz jeszcze, a mamy już wprowadzone stany ilościowe ( np. została wpisana błędnie data spisu, pominięty któryś z magazynów lub grup towarowych ). W takim przypadku należy wybrać opcję F10 - Odśwież stan wg komputera. Po tej czynności stany wg komputera zostaną odświeżone, a my możemy powrócić do dalszego wprowadzania danych.


Na tym etapie inwentaryzacja jest zakończona a wprowadzone przez na zmiany zostają odnotowane w wybranym magazynie lub magazynach źródłowych.

W przypadku redukcji stanów cena zakupu nie odgrywa żadnej roli, gdyż program ustala wartość rozchodu w oparciu o cenę nabycia dostaw, które ulegną redukcji. Różnice sprowadzają się do tego, w której rubryce umieszczony zostanie zapis ( w rozchodzie czy też w przychodzie ze znakiem minus ) oraz w podaniu ceny sprzedaży lub nie w przypadku umieszczenia zapisu w rubryce rozchód.

Nadwyżki oznaczają po prostu konieczność zwiększenia stanów. Istotną rolę odgrywa tutaj problem naniesienia cen zakupu towaru. Jeżeli tych cen nie naniesiemy, to przy późniejszej sprzedaży takich pozycji program zarejestruje stuprocentowy zysk. Naniesienie cen zakupu oznacza wprowadzenie kosztu do znalezionych pozycji i dość istotnym może być uzasadnienie takiego działania.


Kolejnym krokiem jest wydrukowanie wprowadzonej przez na inwentaryzacji w tym celu musimy wybrać :

RAPORTY -> INWENTURA -> INWENTARYZACJA WG TOWARÓW



Na tym etapie możemy wybrać :


POKAŻ DODATKOWO TOWARY O STANACH UJEMNYCH - tą opcję zaznaczamy jeżeli chcemy aby do protokołu który będziemy drukować zostały pobrane również towary o stanach ujemnych. W przypadku inwentury rocznej lub po inwentaryzacji korygującej cały magazyn opcji tej nie zaznaczamy.

CENY SPRZEDAŻY ZAOKRĄGLAJ DO 1-GO GROSZA - tą opcję zaznaczamy jeżeli chcemy aby w protokole który chcemy wydrukować ceny sprzedaży zostały zaokrąglone do 1-go grosza. W przypadku inwentury rocznej tej opcji nie zaznaczamy

POBIERZ STANY Z - tutaj decydujemy na jaki dzień mają zostać wybrane stany wpisując odpowiednią datę w formacie DD-MM-RRRR. W przypadku inwentury rocznej oczywiście datą powinien być ostatni dzień roku.

F4 - zaznaczamy tutaj magazyny które mają być uwzględnione podczas pobierania stanów do protokołu.

F5 - zaznaczamy tutaj grupy towarowe które mają być uwzględnione podczas pobierania stanów do protokołu.

F6 - zaznaczamy tutaj kategorie które mają być uwzględnione podczas pobierania stanów do protokołu.

F7 - w rubryce stan rzeczywisty ustalamy, w jaki sposób mają być traktowane towary pobierane z magazynu. Ustalenie to jest bardzo ważnym krokiem w przypadku prowadzeniu magazynu o dużej ilości towarów, gdzie mogły wystąpić np. duże zmiany ilościowo wartościowe.


Kolejnym a zarazem ostatnim krokiem jest wydrukowanie protokołu wraz z pobranymi stanami. W tym celu przy rocznej inwenturze naciskamy klawisz F3 i z dostępnych wzorców wydruku wybieramy wzorzec " Stany tow. na dzień... " lub inny zdefiniowany samodzielnie, naciskamy klawisz F12 aby wybrać zaznaczony wzorzec i rozpocząć drukowanie.


Dodatkowe opcje zasługującą na szczególną uwagę oraz opcje serwisowe znajdujące się w protokole różnic znajdują się pod klawiszem F9 - inne operacje :

F2 - użycie tej opcji pozwala na wycofanie błędnego odczytu z inwentaryzatora ( czasem zdarza się, że dwukrotnie odczytuje się te same dane z kolektora danych ).

F3 - Odśwież kody dodatkowe. Stosowanie tej prostej, lecz bardzo pomocnej funkcji rodzi np. sytuacja odnalezienia nowego towaru i dopisanie jego kodu jako barkodu ( kodu dodatkowego ), bezpośrednio do magazynu ( towar ten jest w magazynie, ale pod innym kodem niż znaleziony ). Użycie opcji F9 pozwala na szybkie przeglądnięcie i odświeżenie tablicy kodów oraz uaktualnienie spisu towarów i ich kodów w protokole różnic.

F4 - Export do centrali - opcja pozwala na wysłanie inwentaryzacji z filii do centrali w filiach POS.

ctrl + F5 - Wymiana magazynów( funkcja serwisowa ) - opcja serwisowa i nie powinno się jej używać. Program zmienia magazyn dla towarów pobranych do protokołu różnic. Do identyfikacji takich samych towarów używa unikatowych identyfikatorów przypisanych towarom w magazynach.

ctrl + F6 - Odtwórz pop. protokół z kartotek mag. ( funkcja serwisowa ) - funkcję tą stosujemy, gdy został pobrany nowy protokół różnic, a my tymczasem musimy powrócić do poprzedniego protokołu. W wyniku działania tej opcji program przegląda magazyn wyszukując w kartotekach zapisy z wcześniejszej inwentury. Pamiętajmy jednak, iż przywrócenie danych ze starego protokołu oznacza zastąpienie aktualnie edytowanych danych ( skasowanie ).




Co to jest słownik towarów i jak go zainstalować ?


Można powiedzieć, że większość towarów znajdujących się w ofercie sklepów ogólnospożywczych posiada własne kody kreskowe. Są to najczęściej kody nadawane przez producenta w standardzie EAN-13, EAN-8 lub podobnym. Aby ułatwić i przyspieszyć wprowadzanie nowych towarów do magazynu, został stworzony słownik zawierający kody kreskowe, nazwy towarów, stawki VAT, jednostki miar oraz kody PKWiU. Zawiera on ok. 319567 haseł w tym 102663 tys. towarów zagranicznych.


Znajdują się tam towary z różnych branż, np :

art. spożywcze,
alkohol,
papierosy,
prasa i książki,
chemia,
kosmetyki,
papiernicze,
art. przemysłowe,
AGD,
zoologiczne,
i inne


Ze słownika skorzystać można :

a) podczas pobierania towaru do faktury zakupu,


b) podczas korygowania stanów ilościowych w protokole różnic :

F5 - korygowanie stanów -> F11 - nowy ze słownika


c) w magazynie :

F5 Przegląd -> F11 Nowy ze słownika


d) przy wczytywaniu faktury z inwentaryzatora ( opcja: szukaj także w słowniku... )


Uwaga !

Słownik towarów współpracuje z programem od wersji 4.7.1020 ( październik 2004 ) wzwyż. Słownik powstał na bazie informacji od użytkowników i należy go traktować tylko jako pomoc przy wprowadzaniu towarów.



Instalację słownika w programie można przeprowadzić na trzy sposoby :

a) poprzez pobranie oraz instalację pliku znajdującego się tutaj.


b) samodzielnie przez program za pomocą opcji w programie znajdującej się w zakładce

Inne -> Słownik towarów -> Zainstaluj słownik

program samodzielnie pobierze i zainstaluje słownik z internetu.

Aktualizację słownika :

Wraz z pojawianiem się na rynku nowych towarów, słownik jest korygowany i rozbudowywany. Dostępność kolejnych jego wersji można sprawdzać za pomocą opcji w programie :


Inne -> Słownik towarów -> F2 Sprawdź aktualizację




wstecz Drukuj stronę